L’O.S.E, Œuvre de Secours aux Enfants, est une association médico-sociale créée en 1912 à St-Pétersbourg et reconnue d’utilité publique en France depuis 1951. L’association est composée de 750 salariés répartis au sein d’une trentaine d’établissements et services dans les domaines de la protection de l’enfance, de l’accompagnement Alzheimer, de la santé, du handicap et de la mémoire.
L’Œuvre de Secours aux Enfants, association loi 1901 reconnue d’utilité publique, recrute pour sa Maison d’Accueil Spécialisée (MAS), un(e) :
Secrétaire de Direction (H/F)
CDI – Temps plein (35h/semaine)
Poste situé à Paris 20e
Rémunération selon la CCN 66 (Non cadre – Coeff de début 411) + indemnité mensuelle de gestion et de responsabilité (prime de caisse forfaitaire de dix points)
Avantages : Tickets restaurant
Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2023
Missions
Le (la) secrétaire de direction, sous le contrôle du directeur organise les tâches et missions générales du secrétariat.
Secrétariat
- Assure l’accueil téléphonique et physique des familles et des visiteurs
- Réceptionne les courriers entrants et sortants, les répertorie
- Assure la constitution et le classement des documents administratifs relatifs à l’établissement (dossier usagers, salariés, documents comptables, etc…)
- Participe à la communication interne (rapport d’activités, tableau comptable, note de service, etc) et externe
- Renseigne toutes les données relatives aux usagers sur le logiciel interne
- Enregistrement des présences /absences des usagers de façon hebdomadaire sur l’outil RESID ESMS
- Suit les relations avec l’assurance de l’établissement (constats, remboursements, dommages…)
- Collecte et remplit les informations statistiques sur les documents et site officiel de l’ARS
Ressources Humaines, en lien avec le siège
- Effectue les DUE, collecte les documents administratifs et constitue les dossiers des nouveaux salariés, élabore les contrats de travail
- Enregistre sur le logiciel de paie la fiche salariale
- Assure les prises de rendez-vous à la médecine du travail
- Réalise les déclarations d’accidents du travail sur Net entreprise et les arrêts de travail le logiciel EIG
- Collecte auprès des coordinateurs cadres, les informations concernant les absences/présences, afin de constituer les éléments de salaires et enregistre les feuilles d’heures hebdomadaires
- Assure les commandes des chèques restaurant et effectue leur distribution
- Contrôle sous la supervision du Directeur, met sous enveloppe et distribue les fiches de paie
- Point de contact des salariés pour diverses questions sur le fonctionnement institutionnel
Comptabilité, en lien avec le comptable de l’établissement
- Avec le directeur, vérifie et clôture la comptabilité en espèces de l’Etablissement avant l’enregistrement des factures par le comptable
- Effectue les relances et la facturation
- Assure toutes les commandes (repas hebdomadaires, fournitures éducatives, produits d’hygiènes, autres matériels, etc…) et transmet les factures au comptable
- Recueille les besoins en repas et passe la commande hebdomadaire auprès du prestataire
- En collaboration avec le comptable et prépare les factures pour virement et éventuellement les enregistre. Etablit les chèques afin de les faire signer par le directeur.
- Participe pour le CPOM, à l’élaboration du budget de la MAS
- Participe au rapport d’activité
- Rempli les dossiers de l’ANAP – l’ADRESS – AGIFIP
Profil
- Motivé(e), vous êtes prêt(e) à vous investir pleinement dans les missions qui vous sont confiées.
- Titulaire d’un BTS Assistante de direction, votre sens de l’organisation, votre maîtrise des logiciels de bureautique et des outils informatique, votre grande autonomie, sont des atouts.
- 2/3 ans d’expérience professionnelle
Candidatures
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur Eric Uziel, Directeur de la MAS au 43 bis, Rue Piat – 75020 PARIS ou par mail e.uziel@ose-france.org